Copie fiable : Ordonnance Souveraine n° 9.059 du 21 janvier 2022 portant application de l'article 1181 du Code civil

Une copie numérique résultant d’une reproduction du contenu du document papier dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme aux conditions fixées par l’Ordonnance Souveraine n° 9.059 du 21 janvier 2022 portant application de l’article 1181 du Code civil (JDM n° 8575 du 28 janvier 2021) bénéficie d’une présomption de fiabilité jusqu’à preuve du contraire. Des arrêtés ministériels déterminent, en tant que de besoin, les conditions d’application de ladite Ordonnance.

Lorsque ces conditions sont réunies et en l’absence de dispositions législatives ou réglementaires contraires, la destruction de l’original papier est alors autorisée sous réserve d’établir et de suivre une procédure écrite spécifique, prévue à cet effet qui impose la vérification préalable que la copie numérique corresponde à l’original papier.

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Pour mémoire

La loi n° 1.482 du 17 décembre 2019 a opéré une refonte du régime de la copie prévu par le Code civil, en y introduisant la notion de « copie fiable » (remplaçant celle de copie fidèle et durable) qui bénéficie de la même force probante que l’original (article 1181, alinéa 1 du Code civil) : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. »

Le Code civil pose les conditions que doit remplir la copie pour bénéficier d’une présomption de fiabilité (article 1181, alinéa 2 du Code civil) : « (…) Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction du contenu du document dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par ordonnance souveraine. »

Ainsi, une copie numérique est présumée fiable et revêt la même valeur juridique que l’original papier, lorsqu’elle résulte de l’utilisation de procédés de numérisation (reproduction du contenu du document) et d’archivage électronique (conservation dans le temps de la copie numérique dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme et de son contenu) qui garantissent l’intégrité du contenu de l’original papier.

L’art. 1^er de l’Ordonnance Souveraine n° 9.059 prévoit en effet qu’ « Est présumée fiable, au sens du deuxième alinéa de l’article 1181 du Code civil la copie résultant :

– soit d’un procédé d’archivage électronique dans les conditions prévues à l’arrêté ministériel n° 2021-247 du 25 mars 2021, susvisé ;

– soit, en cas de numérisation dans les conditions prévues à l’arrêté ministériel n° 2021-247 du 25 mars 2021, susvisé, d’un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6. »

La fiabilité de la copie numérique dépend ainsi de la fiabilité des procédés complémentaires de numérisation et d’archivage électronique dans les conditions prévues à l’Arrêté Ministériel n° 2021-247 du 25 mars 2021 (paru au JDM n° 8532 du 2 avril 2021), lequel porte application des articles 2 (service d’archivage électronique qualifié) et 3 (service de numérisation qualifié) de l’Ordonnance Souveraine n° 8.099 du 16 juin 2020 relative aux services de confiance, d’application de la Loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée.